ISOを導入したら、文書が増えた。
手順書。 帳票。 一覧表。 チェックシート。
その結果、「ISOは書類が多い」と感じることがあります。
ただ、その文書は本当にすべて規格が要求したものでしょうか。
マネジメントシステム規格には、必要なdocumented informationを維持・保持する要求があります。
しかし、そこから実際の文書体系をどう設計するかには、組織側の判断が入ります。
過去の審査対応で追加した帳票。
担当者が不安だから増やした確認欄。
同じ内容を別部署でも記録する様式。
一度追加され、そのまま残った文書。
これらまで全部「ISOだから必要」とされているかもしれません。
P.I.Serviceでは、まず規格要求と、自社が追加した運用を分けます。
そのうえで、本当に必要な情報は何か。
誰が何の判断に使うのか。
別の記録と統合できないか。
を見る。
目的は文書を減らすことではありません。
必要な文書は残す。
必要なら増やす。
ただ、規格要求ではない負担まで「ISOだから」と諦める必要はありません。
重いのは規格なのか。
それとも、その上に積み重ねた運用なのか。
分けて見ると、改善できる場所が変わります。